Na budowie łatwo skupić się na tym, co widać: zbrojeniu, betonie, instalacjach, elewacji czy kolejnych zamykanych kondygnacjach. Tymczasem dokumentacja budowy potrafi mieć równie duże znaczenie jak prawidłowo wykonane roboty.

Można wykonać element zgodnie ze sztuką, a kilka miesięcy później mieć problem z udowodnieniem, jaki materiał zastosowano, kto zaakceptował zmianę albo czy inwestor odebrał roboty przed ich zakryciem.

Na dużym projekcie zasada jest prosta: zrobione, ale nieudokumentowane może później stać się problemem przy odbiorze, rozliczeniu, użytkowaniu obiektu albo sporze.

Dlatego dobry kierownik budowy nie pilnuje wyłącznie ludzi, sprzętu i harmonogramu. Pilnuje również tego, aby za postępem fizycznym nadążały wpisy, protokoły, rysunki, zatwierdzenia i dokumentacja powykonawcza.

Im większy projekt, tym bardziej jest to widoczne.

Co właściwie obejmuje dokumentacja budowy?

Warto zacząć od ważnego rozróżnienia.

Prawo budowlane definiuje dokumentację budowy konkretnie. Według aktualnego tekstu ustawy obejmuje ona pozwolenie na budowę lub zgłoszenie wraz z projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, dokumenty geodezyjne oraz książkę obmiarów.

To jednak nie oznacza, że na dużej inwestycji zespół pracuje wyłącznie z tym zestawem dokumentów.

W praktyce projekt może również korzystać z RFI, NCR, submittali materiałowych, transmittali, raportów dziennych, inspection requests, protokołów prób, raportów fotograficznych, rejestrów zmian czy dokumentacji jakościowej.

Część z nich wynika z kontraktu, systemu jakości inwestora albo procedur generalnego wykonawcy, a nie bezpośrednio z ustawowej definicji.

Dlatego na dużych projektach słowo „dokumentacja” oznacza zwykle znacznie więcej niż sam dziennik budowy.

Dziennik budowy nie powinien być pamiętnikiem pisanym po fakcie

Dziennik budowy ma szczególny status.

Prawo budowlane określa go jako urzędowy dokument służący do rejestrowania przebiegu robót oraz zdarzeń i okoliczności istotnych dla oceny technicznej prawidłowości wykonania prac. Za jego prowadzenie odpowiada kierownik budowy.

Dlatego dziennik nie powinien działać w modelu:

„W piątek przypomnimy sobie, co robiliśmy od poniedziałku”.

Wpis powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg robót.

Jeżeli pojawia się zmiana projektowa, problem techniczny, odbiór ważnego etapu albo okoliczność wpływająca na prowadzenie prac, dokumentacja powinna nadążać za wydarzeniami.

Obecnie dziennik można prowadzić również elektronicznie w systemie EDB. System pozwala między innymi dodać uczestników procesu, aktualizować informacje i po zakończeniu przekazać dziennik do organu nadzoru budowlanego.

Narzędzie może się zmienić.

Znaczenie dokumentowania pozostaje takie samo.

Problem zaczyna się wtedy, gdy budowa idzie szybciej niż dokumenty

Wyobraźmy sobie prostą sytuację.

Podwykonawca wykonuje fragment instalacji pod posadzką. Kierownik widzi robotę, wszystko wygląda prawidłowo, więc kolejnego dnia ekipa zamyka warstwy podłogi.

Trzy miesiące później pojawia się pytanie:

Czy instalację odebrano przed zakryciem?

Jeżeli istnieje protokół, zdjęcia, wyniki prób i właściwe potwierdzenie, odpowiedź zajmuje kilka minut.

Jeżeli niczego nie ma, zaczyna się szukanie wiadomości, telefonów i osób, które „na pewno pamiętają, że było dobrze”.

A pamięć nie jest dobrym systemem zarządzania projektem.

Właśnie dlatego dobra dokumentacja budowy powinna powstawać równolegle z robotami, a nie dopiero przed odbiorem końcowym.

Roboty zanikające pokazują znaczenie dokumentacji najlepiej

Najbardziej oczywistym przykładem są roboty, których później nie można już łatwo sprawdzić.

Zbrojenie znika pod betonem.

Hydroizolacja znika pod kolejnymi warstwami.

Instalacja podziemna znika pod gruntem.

Przewody i przewierty zostają zabudowane.

Po wykonaniu kolejnych etapów kontrola może wymagać odkrywek albo nawet częściowego demontażu.

Prawo budowlane nakłada na kierownika budowy obowiązek zgłaszania inwestorowi do sprawdzenia lub odbioru wykonanych robót ulegających zakryciu lub zanikających. Kierownik odpowiada również za zapewnienie wymaganych prób i sprawdzeń przed zgłoszeniem obiektu do odbioru.

Dlatego odbiór nie powinien istnieć wyłącznie w rozmowie:

„Inspektor był, widział i powiedział, że możemy zakrywać”.

Znacznie bezpieczniej mieć jednoznaczne potwierdzenie, czego dotyczył odbiór i kiedy nastąpił.

Protokół odbioru mówi więcej niż samo „OK”

Dobry protokół nie powinien być dokumentem tworzonym tylko po to, aby ktoś postawił podpis.

Powinien jasno odpowiadać na kilka pytań.

Co odebrano?

Gdzie znajdują się roboty?

Według jakiej dokumentacji je wykonano?

Czy stwierdzono uwagi?

Czy uwagi blokują kolejny etap?

Kto uczestniczył w odbiorze?

Kiedy można rozpocząć następne roboty?

Dzięki temu pół roku później nie trzeba odtwarzać historii inwestycji z pamięci.

Co więcej, protokoły odbiorów częściowych i końcowych należą wprost do ustawowej dokumentacji budowy.

Na dużym projekcie odpowiednio prowadzony rejestr odbiorów staje się więc mapą postępu inwestycji.

RFI: jedno pytanie może uchronić budowę przed drogą poprawką

RFI, czyli Request for Information, pojawia się wtedy, gdy wykonawca potrzebuje wyjaśnienia dokumentacji lub rozwiązania problemu projektowego.

Przykład:

Na rzucie instalacja przebiega w jednym miejscu. Na przekroju pokazano ją inaczej. Model BIM wskazuje jeszcze trzeci wariant.

Ekipa stoi na budowie i pyta:

„Jak mamy to wykonać?”

Najgorsza odpowiedź brzmi:

„Zróbcie tak, jak waszym zdaniem będzie najlepiej”.

Może nawet zadziałać.

Problem pojawi się jednak wtedy, gdy projektant później stwierdzi, że rozwiązanie powinno wyglądać inaczej.

RFI tworzy ślad decyzji.

Wykonawca opisuje problem, wskazuje lokalizację, dodaje rysunki lub zdjęcia, a następnie uzyskuje formalną odpowiedź.

W efekcie nie trzeba później dyskutować, kto powiedział co podczas spotkania trzy miesiące wcześniej.

RFI nie powinno zastępować projektu

Jest jednak druga strona problemu.

Źle zarządzany projekt może generować setki RFI.

Wtedy system, który miał pomagać, zaczyna blokować roboty.

Dlatego dobre RFI powinno być konkretne.

Zamiast pytać:

„Prosimy o wyjaśnienie projektu instalacji”,

lepiej wskazać dokładny problem, rysunek, miejsce, kolizję i oczekiwane rozstrzygnięcie.

Jeszcze lepiej, jeżeli wykonawca potrafi przedstawić możliwe rozwiązanie.

Projektant szybciej odpowiada, a budowa szybciej wraca do pracy.

Jednocześnie zespół powinien śledzić otwarte RFI w rejestrze. Dzięki temu można zobaczyć, które pytania zaczynają wpływać na harmonogram.

Zmiana projektowa bez śladu to proszenie się o problem

Na niemal każdej budowie pojawiają się zmiany.

Czasem inwestor chce innego rozwiązania.

Czasem wykonawca proponuje zamiennik.

Innym razem dopiero na placu budowy wychodzi kolizja, której wcześniej nie zauważono.

Sama zmiana nie jest czymś niezwykłym.

Problem pojawia się wtedy, gdy zespół wdraża ją bez uporządkowania dokumentów.

Prawo budowlane rozróżnia również odstąpienia od zatwierdzonego projektu. W przypadku nieistotnego odstąpienia projektant dołącza do dokumentacji budowy odpowiednią informację w formie rysunku i opisu.

Na poziomie kontraktowym zakres kontroli zmian może być jeszcze szerszy.

Dlatego przed wykonaniem zmiany warto wiedzieć:

kto ją zatwierdził, czego dotyczy, która rewizja dokumentacji ją pokazuje oraz czy wpływa na cenę lub termin.

Bez tego łatwo wykonać robotę na podstawie nieaktualnego rysunku.

Rewizja rysunku może zdecydować, czy trzeba coś wykonać drugi raz

Na dużej budowie jeden rysunek może przejść wiele zmian.

Rev. 00.

01.

02.

03.

Problem zaczyna się wtedy, gdy projektant wydał Rev. 03, biuro budowy pracuje na Rev. 02, a podwykonawca ma na wydruku Rev. 01.

Każdy może być przekonany, że korzysta z właściwego projektu.

Dlatego kontrola dokumentacji nie polega tylko na posiadaniu plików.

Trzeba również kontrolować ich status.

Aktualny?

Zastąpiony?

Do informacji?

Oczekuje na zatwierdzenie?

Do realizacji?

As-built?

Na dobrze prowadzonym projekcie ekipa powinna mieć dostęp do właściwej wersji dokumentu dokładnie wtedy, kiedy jej potrzebuje.

Transmittal rozwiązuje bardzo prosty problem: „czy my to w ogóle wysłaliśmy?”

Na małej budowie można czasem funkcjonować na e-mailach.

Na dużej inwestycji szybko robi się z tego chaos.

Dziesiątki firm przesyłają setki dokumentów.

Dlatego duże projekty wykorzystują transmittale, czyli formalne przesłania określonego pakietu dokumentacji.

Transmittal pozwala ustalić między innymi, kiedy dokument został przekazany, komu, w jakiej rewizji oraz w jakim celu.

To może wydawać się drobiazgiem.

Jednak podczas sporu o opóźnienie pytanie często nie brzmi:

„Czy projekt istniał?”

Tylko:

„Kiedy wykonawca rzeczywiście go otrzymał?”

I wtedy data w systemie może mieć większą wartość niż czyjaś pamięć.

Materiał przyjechał na budowę. Czy to znaczy, że można go wbudować?

Nie zawsze.

Na dobrze kontrolowanym projekcie dokumentacja materiałowa powinna wyprzedzać montaż.

W zależności od inwestycji może obejmować karty techniczne, deklaracje właściwości użytkowych, certyfikaty, aprobaty, wyniki badań, instrukcje producenta i zatwierdzenia materiałowe.

W przeciwnym razie może powstać absurdalna sytuacja.

Materiał przyjechał.

Ekipa go wbudowała.

Dopiero później ktoś zauważył, że dokumentacja nie potwierdza wymaganych parametrów.

Wtedy problemem nie jest już kilka plików PDF.

Problem znajduje się fizycznie w budynku.

Dlatego kontrola dokumentów przed montażem może oszczędzić znacznie więcej czasu niż późniejsze wyjaśnianie niezgodności.

NCR pokazuje, co zrobić, gdy coś poszło niezgodnie z wymaganiami

NCR, czyli Non-Conformance Report, służy do formalnego zarządzania niezgodnością.

Przykładowo wykonano element poza tolerancją.

Zastosowano niewłaściwy materiał.

Wynik badania nie spełnił wymagania.

Robotę wykonano według niewłaściwej rewizji.

W takiej sytuacji najgorszym rozwiązaniem jest próba ukrycia problemu i nadzieja, że nikt go nie zauważy.

Znacznie bezpieczniej zidentyfikować niezgodność, ocenić jej znaczenie i ustalić właściwe działanie.

Czasami trzeba wykonać poprawkę.

W niektórych przypadkach element należy wymienić.

Czasami projektant może zaakceptować istniejący stan po przeprowadzeniu analizy.

Kluczowe jest to, aby decyzję podjęła osoba posiadająca odpowiednie kompetencje.

NCR pozostawia ślad całego procesu.

Dokumentacja fotograficzna potrafi rozwiązać spór w kilka sekund

Zdjęcia wydają się najprostszą częścią dokumentacji.

Mimo to łatwo prowadzić je źle.

Telefon kierownika może zawierać kilka tysięcy fotografii o nazwach typu:

IMG_8734.jpg

Pół roku później nikt nie wie, gdzie wykonano zdjęcie i czego dotyczy.

Dlatego warto powiązać zdjęcia z lokalizacją, datą i zakresem prac.

Szczególnie wartościowa jest dokumentacja elementów, które później zostaną zakryte.

Nie zastępuje ona formalnych odbiorów.

Jednak może stanowić bardzo dobre uzupełnienie historii wykonania prac.

Jeżeli pojawi się awaria, zdjęcie wykonane przed zakryciem instalacji może również znacznie przyspieszyć lokalizację elementu.

Dokumentacja budowy chroni również podwykonawcę

Dokumenty często kojarzą się z wymaganiami inwestora albo generalnego wykonawcy.

Jednak dobrze prowadzona dokumentacja może być równie cenna dla podwykonawcy.

Wyobraźmy sobie sytuację.

Podwykonawca zgłasza front robót jako niedostępny.

Generalny wykonawca odpowiada, że przeszkoda trwała tylko jeden dzień.

Po kilku miesiącach rozpoczyna się spór o opóźnienie.

Jeżeli podwykonawca ma raporty dzienne, zdjęcia, korespondencję i kolejne zgłoszenia problemu, można odtworzyć przebieg wydarzeń.

Jeżeli ma tylko wspomnienie kierownika, jego pozycja jest znacznie słabsza.

Dlatego dokumentowanie przeszkód, opóźnień i zmian nie powinno zaczynać się dopiero wtedy, kiedy konflikt jest już poważny.

Raport dzienny może później stać się bardzo wartościowym dokumentem

Dobry raport dzienny daje prostą odpowiedź na pytanie:

Co działo się dzisiaj na budowie?

Może zawierać liczbę pracowników, sprzęt, wykonane roboty, warunki pogodowe, dostawy, problemy, przestoje oraz kluczowe zdarzenia.

Jeden raport nie robi dużego wrażenia.

Jednak 300 kolejnych raportów tworzy historię projektu.

Można później sprawdzić, kiedy rozpoczęły się konkretne roboty, ilu ludzi pracowało, jak długo utrzymywała się przeszkoda albo kiedy wykonawca zwiększył zasoby.

Dlatego raportowanie pomaga zarówno w zarządzaniu harmonogramem, jak i w analizie przyczyn opóźnień.

Więcej o typowych problemach harmonogramowych opisaliśmy również w artykule „Błędy w harmonogramie budowy: dlaczego terminy się rozjeżdżają?”. Błędy w harmonogramie budowy

„Dogadaliśmy się na spotkaniu” to nie jest dobry system zarządzania zmianą

Spotkania są potrzebne.

Jednak ustalenie ustne łatwo różnie zinterpretować.

Jedna osoba wychodzi ze spotkania przekonana, że zmiana została zaakceptowana.

Druga uważa, że zespół miał jedynie sprawdzić jej możliwość.

Trzecia sądzi, że przed rozpoczęciem robót potrzebna jest jeszcze decyzja inwestora.

Kilka dni później wykonawca rozpoczyna pracę.

Właśnie dlatego istotne decyzje powinny trafiać do dokumentacji.

Może to być zatwierdzone RFI, instrukcja, protokół spotkania, change order albo inny dokument wynikający z procedur projektu.

Forma zależy od kontraktu.

Najważniejsze, aby wszyscy mieli tę samą wersję decyzji.

As-built powinno powstawać podczas budowy, a nie miesiąc przed końcem

To jeden z najczęstszych błędów.

Przez dwa lata wykonawca realizuje inwestycję.

Następnie przychodzi odbiór i ktoś mówi:

„Musimy zrobić dokumentację powykonawczą”.

Zespół zaczyna wtedy ustalać, co właściwie zmieniło się od pierwotnego projektu.

To bardzo ryzykowne podejście.

Prawo budowlane definiuje dokumentację powykonawczą jako dokumentację budowy z naniesionymi zmianami wykonanymi w toku robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi.

Dlatego informacje o zmianach warto gromadzić na bieżąco.

Jeżeli instalację przesunięto o metr, zaznaczamy zmianę.

W przypadku wykonania dodatkowego przepustu nanosimy go na dokumentację.

Jeżeli zmieniła się trasa przewodu, aktualizujemy dokumentację.

Wtedy pod koniec projektu nie trzeba prowadzić śledztwa.

Red-line może być początkiem dobrej dokumentacji powykonawczej

Praktycznym rozwiązaniem są rysunki red-line.

Zespół nanosi na aktualnej dokumentacji rzeczywisty sposób wykonania robót.

Nie jest to jeszcze finalne as-built.

Jednak red-line może stać się źródłem informacji do przygotowania właściwego rysunku powykonawczego.

Warunek jest jeden.

Trzeba prowadzić go na bieżąco.

Jeżeli ekipa przez pół roku nie nanosi zmian, późniejsze odtworzenie rzeczywistego przebiegu instalacji może być bardzo trudne.

Szczególnie wtedy, kiedy większość elementów znajduje się już nad sufitem, pod posadzką albo w ziemi.

Dlaczego inwestor potrzebuje dokumentów również po zakończeniu budowy?

Budowa kiedyś się kończy.

Obiekt pozostaje.

Zgodnie z Prawem budowlanym inwestor przy oddawaniu obiektu do użytkowania przekazuje właścicielowi lub zarządcy dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą. Przekazuje również inne dokumenty i, gdy jest to potrzebne, instrukcje obsługi oraz eksploatacji instalacji i urządzeń.

Co więcej, właściciel lub zarządca ma obowiązek przechowywać wskazaną dokumentację przez okres istnienia obiektu.

I ma to praktyczny sens.

Za dziesięć lat trzeba wymienić instalację.

Po piętnastu latach pojawia się potrzeba przebudowy.

Za dwadzieścia lat ktoś musi ustalić, co przebiega pod posadzką.

Wtedy dokumentacja powykonawcza nie jest już „papierologią z budowy”.

Staje się instrukcją do istniejącego obiektu.

Dokumentacja ma bezpośredni wpływ na odbiór

Przed zakończeniem projektu zaczyna się kompletowanie dokumentów.

Jeżeli zespół robił to od początku, proces jest do opanowania.

Jeżeli odkładał wszystko na koniec, pojawia się lawina problemów.

Brakuje podpisu.

Nie ma wyniku próby.

Protokół zawiera niewłaściwy numer rysunku.

Certyfikat dotyczy innej partii materiału.

Nie zamknięto uwagi z odbioru.

Rysunek as-built nie pokazuje zmiany wykonanej rok wcześniej.

Każda rzecz osobno wygląda niewinnie.

Jednak setki takich braków mogą bardzo utrudnić zamknięcie inwestycji.

Dlatego skuteczne zarządzanie dokumentacją zaczyna się pierwszego dnia budowy, a nie miesiąc przed odbiorem.

Im więcej podwykonawców, tym większe znaczenie dokumentacji

Generalny wykonawca może mieć kilkudziesięciu podwykonawców.

Każdy produkuje własne dokumenty.

Protokoły.

Raporty.

Karty materiałowe.

Rysunki.

Instrukcje.

Wyniki badań.

Dokumentację powykonawczą.

Bez jasnych zasad bardzo szybko powstaje chaos.

Dlatego już na początku współpracy warto określić, jakie dokumenty wykonawca ma przekazywać, w jakim formacie, według jakiego nazewnictwa i w jakim terminie.

Ten element łączy się bezpośrednio z dobrym zarządzaniem firmami wykonawczymi. Więcej praktycznych zasad opisaliśmy w artykule „Nadzór nad podwykonawcami”. Nadzór nad podwykonawcami na budowie

Dobra dokumentacja jakościowa pozwala udowodnić nie tylko co wykonano, ale jak

Szczególne znaczenie ma to przy robotach konstrukcyjnych i instalacyjnych.

Weźmy beton.

Samo stwierdzenie, że konstrukcja stoi, nie odpowiada jeszcze na pytania dotyczące jakości.

Z jakiej mieszanki ją wykonano?

Kiedy odbyło się betonowanie?

Jakie wyniki miały próbki?

Czy przed betonowaniem odebrano zbrojenie?

Zastosowane materiały muszą być zgodne z projektem i wymaganiami.

Czy pojawiły się niezgodności?

Im bardziej wymagający projekt, tym bardziej rośnie znaczenie traceability, czyli możliwości prześledzenia historii wykonania.

Dotyczy to nie tylko budownictwa jądrowego lub przemysłu.

Również na zwykłej budowie dobra kontrola dokumentów zmniejsza ryzyko problemów przy odbiorze.

Temat jakości betonu rozwijamy również we wpisie „Kontrola jakości betonu i odbiór”. Kontrola jakości betonu i odbiór

Kto powinien odpowiadać za dokumentację?

Nie da się zrzucić wszystkiego na jedną osobę.

Kierownik budowy ma ustawowe obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji budowy, przygotowaniem dokumentacji powykonawczej oraz organizacją odbiorów.

Jednak na dużym projekcie dokumenty tworzy cały zespół.

Inżynierowie przygotowują zgłoszenia odbiorowe.

QA/QC zbiera wyniki kontroli.

Projektanci odpowiadają na pytania techniczne.

Geodeci przygotowują dokumentację pomiarową.

Podwykonawcy dostarczają certyfikaty i as-built.

Document Controller zarządza obiegiem plików.

Project Controls korzysta z raportów postępu.

Dlatego dobry system nie polega na tym, że jedna osoba „pilnuje papierów”.

Polega na jasnym przypisaniu odpowiedzialności.

Excel i folder na dysku działają tylko do pewnego momentu

Na niewielkim projekcie prosty system może wystarczyć.

Jednak wraz ze wzrostem inwestycji liczba dokumentów rośnie bardzo szybko.

Jeżeli każdy zapisuje pliki według własnego pomysłu, powstają foldery:

FINAL

FINAL2

FINAL_NEW

FINAL_OK

FINAL_OK_OSTATECZNY

Nie jest to tylko kwestia estetyki.

Trudno wtedy ustalić, który dokument obowiązuje.

Dlatego duże projekty wykorzystują CDE, czyli Common Data Environment, oraz systemy zarządzania dokumentacją.

Technologia sama nie rozwiąże problemu.

Najpierw trzeba ustalić zasady nazewnictwa, rewizji, zatwierdzania i dystrybucji.

Dopiero wtedy system informatyczny może je skutecznie wspierać.

Najdroższy dokument to często ten, którego nie ma wtedy, kiedy jest potrzebny

Koszt prowadzenia dokumentacji łatwo zauważyć.

Potrzebni są pracownicy.

Trzeba poświęcić czas.

Czasami wdraża się dodatkowe oprogramowanie.

Trudniej zauważyć koszt braku dokumentacji.

A ten może pojawić się dużo później.

Powtórne badanie.

Odkrywka.

Demontaż.

Przestój ekipy.

Brak odbioru.

Wstrzymanie płatności.

Spór o zmianę.

Problem z dokumentacją powykonawczą.

Dlatego dokumentacja nie jest przeciwieństwem produktywnej pracy.

Dobrze prowadzona dokumentacja jest jednym z narzędzi ograniczających ryzyko projektu.

Jak poznać, że dokumentacja budowy zaczyna wymykać się spod kontroli?

Najczęściej nie dzieje się to jednego dnia.

Najpierw pojawia się kilka zaległych protokołów.

Potem otwarte RFI.

Następnie nikt nie wie, która rewizja jest aktualna.

Podwykonawcy zaczynają montaż bez pełnych zatwierdzeń.

Red-line przestają być aktualizowane.

Na końcu projektu zespół odkrywa, że musi w kilka tygodni odtworzyć dwa lata budowy.

Sygnały ostrzegawcze są zwykle widoczne wcześniej.

Dlatego warto regularnie kontrolować status RFI, zmian, odbiorów, NCR, dokumentacji materiałowej i as-built.

Nie trzeba czekać na koniec inwestycji, żeby odkryć, że projekt ma problem.

Dokumentacja budowy nie powinna przeszkadzać w budowaniu

Istnieje również druga skrajność.

Można stworzyć tak skomplikowany system, że inżynier spędza więcej czasu na wypełnianiu formularzy niż na kontrolowaniu robót.

To również nie jest dobre rozwiązanie.

Dokument powinien mieć cel.

Jeżeli formularz zawiera 40 pól, których nikt później nie wykorzystuje, warto zastanowić się nad jego sensem.

Najlepszy system dokumentacji jest wystarczająco dokładny, aby zabezpieczać projekt, ale jednocześnie wystarczająco prosty, aby ludzie naprawdę z niego korzystali.

Dlatego cyfryzacja powinna skracać drogę informacji.

Nie dokładać kolejne poziomy biurokracji.

Dokumentacja budowy staje się pamięcią całego projektu

Budowę realizują ludzie.

Ludzie zmieniają projekty, firmy i stanowiska.

Kierownik, który pamiętał dokładnie, dlaczego instalację przesunięto, może rok później pracować już na innej inwestycji.

Projektant może zmienić firmę.

Podwykonawca może zakończyć kontrakt.

Dokumentacja pozostaje.

Dlatego dobrze prowadzony projekt nie powinien zależeć od jednej osoby, która „wie, jak to było”.

Każda istotna decyzja powinna być możliwa do odtworzenia.

Co się wydarzyło?

Kiedy?

Dlaczego?

Kto podjął decyzję?

Na podstawie którego dokumentu?

Jak wykonano robotę?

Czy została odebrana?

Jeżeli można szybko odpowiedzieć na te pytania, dokumentacja spełnia swoją funkcję.

Podsumowanie

Dokumentacja budowy nie jest dodatkiem do właściwych robót. Jest częścią procesu realizacji inwestycji.

Prawo budowlane wprost wskazuje, że do obowiązków kierownika budowy należy prowadzenie dokumentacji budowy oraz przygotowanie dokumentacji powykonawczej. Sama dokumentacja obejmuje między innymi projekt, dziennik budowy, protokoły odbiorów, dokumenty geodezyjne i rysunki służące realizacji obiektu.

Na współczesnych dużych projektach dochodzą do tego RFI, rejestry zmian, NCR, zatwierdzenia materiałowe, raporty, red-line, transmittale i systemy CDE.

Każdy z tych elementów odpowiada na inne pytanie.

Co mieliśmy wykonać?

Co rzeczywiście wykonaliśmy?

Kto zaakceptował zmianę?

Czy robotę odebrano?

Czy zastosowaliśmy odpowiedni materiał?

Dlaczego powstało opóźnienie?

Jak wygląda obiekt po zakończeniu prac?

Dlatego hasło „zrobione, ale nieudokumentowane = problem” dobrze opisuje rzeczywistość dużych inwestycji.

Dobra dokumentacja budowy nie zastąpi dobrego wykonawstwa.

Jednak bez niej nawet prawidłowo wykonane roboty mogą później stać się trudne do odbioru, rozliczenia, utrzymania lub obrony w przypadku sporu.

FAQ